Wawancara Enterprise Application for UKM by SWA

1. Pendapat Anda terhadap fenomena dimana para vendor semakin gencar menggarap UKM, dan sebaliknya, banyak UKM yang mulai tertarik menerapkan aplikasi korporat di perusahaannya?


Saya kira hal ini fenomena bisnis biasa. Dari sisi vendor, barangkali mereka ingin melebarkan jangkauan pasar, ingin melayani segmen yang sebelumnya tidak disentuh; di sisi UKM, bisa jadi administrasi bisnis sudah semakin kompleks, ynag tidak dapat lagi dikelola dengan cara-cara konvensional, meski skala bisnis masih tergolong UKM. Jadi dilihat dari dari teori ekonomi yang paling dasar, fenomena yang Anda sebutkan merupakan dinamika interaksi antara penyedia dan pengguna produk dan jasa.

Lebih dalam sedikit, jika dikaji menggunakan pendekatan pengaruh eksternak terhadap internal organisasi, dapat dikatakan bahwa adanya perubahan model bisnis sebagai dampak dari pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi secara masif di perusahaan – perusahaan besar pada gilirannya menimbulkan efek luberan (spill-over effect) yang mendorong UKM mengikuti jejak perusahaan besar. Ambil contoh, misalnya Carefour atau Toyota Astra, dua perusahaan besar yang satu bergerak di bidang ritel superstores, sedangkan satunya pembuat kendaraan bermotor. Kedua perusahaan ini memiliki mitra bisnis yang berperan sebagai pemasok, dan sebagian besar dari mereka masih tergolong dalam kategori UKM. Karena tuntutan persaingan, kedua perusahaan ini memutuskan akan mengubah strategi bisnis yang selanjutnya berdampak pada perubahan strategi sistem informasi. Misalnya strategi sistem informasi baru yang dibangun adalah Supply Chain Management (SCM) yang menuntut kesiapan pemasok untuk ikut pula menyediakan Sub-Sistem Informasi agar dapat berhubungan dengan kedua perusahaan tersebut sebagai pembeli produk utamanya.

Apabila UKM sebagai pemasok perusahaan besar tidak siap dengan tuntutan pembeli, maka dapat diperkiraan UKM tersebut akan mengalami kesulitan dalam berhubungan bisnis dengan pembeli utamanya. Persolannya, seringkali UKM tidak hanya melayani satu perusahan besar sebagai pembeli utama produk dan atau jasa yang dihasilkan, namun semakin banyak UKM yang memiliki benyak pembeli utama. Jika masing-masing pembeli utama memiliki tuntan serupa, mau tidak mau UKM sudah harus memikirkan untuk menyediakan Sistem Informasi yang kemampuannya setara dengan yang dimiliki perusahaan besar.

Jadi alasan kedua yang dapat saya ajukan menjawab pertanyaan pertama Anda adalah adanya tuntutan agar perusahaan tetap eksis (survive-ability), guna mengimbangi dinamika lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks dan kompetitif.

Dari sisi vendor, saya melihat fenomena ini tidak lebih dari mengulang praktek bisnis dan diseminasi teknologi yang lazim berlaku empat dekade lalu, namun dengan unit sasaran yang berbeda. Teknologi maju pada awalnya hanya dinikmati oleh masayarakat di negara di mana teknologi tersebut diciptakan. Ketika pertumbuhan bisnis teknologi tersebut sudah mendekati jenuh, mulailah teknologi tersebut dipasarkan ke negara – negara lain. Pemasaran Aplikasi enterprise juga meniru model ini, sasaran pasar pertama tentu perusahaan – perusahaan besar yang memiliki daya beli tinggi dan sifat bisnisnya cocok dengan aplikasi enterprise. Ketika pertumbuhan di segmen pasar perusahaan besar sudah jenuh, maka sasaran berikutnya UKM.

2. Seberapa urgen bagi UKM untuk mengimplementasi suatu sistem TI, yang terkadang terlalu "wah" untuk ukuran UKM?

Yang dimaksud “wah” itu apa?, apakah ini berkaitan dengan kepantasan jika dihubungkan dengan ukuran bisnis, dan besarnya investasi yang harus dikeluarkan? Ukuran urgen atau kurang urgen atau tidak urgen, saya kira yang dapat menentukan dengan pasti adalah pimpinan UKM itu sendiri. Jika ketidak-beradaan TI menyebabkan perusahaan tutup, tidak kompetitif, tentu pemimpinnya akan mengatakan “TI strategik bagi perusahaan”. Sebaliknya bila ada atau tidak ada TI tidak akan berpengaruh besar terhadap eksistensi dan kelangsungan hidup perusahaan, maka TI tidak strategik bagi perusahaan.

Jika UKM dengan – katakanlah – nilai perusahaan tidak lebih dari Rp. 10 Milyar, tetapi investasi TI dengan nilai yang lebih besar dari nilai perusahaan, tentu perlu dipertanyakan motivasinya. Mungkin urgen atau sangat urgen, tetapi apakah relevan, pantas dengan ukuran perusahaan? Inilah yang perlu dipertimbangkan.

3. Menurut Anda, setidaknya bagian apa saja pada departemen suatu UKM yang mesti mendapat prioritas penerapan TI?

Jika dana tersedia, semua bagian perlu mendapat prioritas penerapan TI. Hal ini mengingat pada dasarnya, di dalam organisasi bisnis, semua bagian itu penting. Namun jika dananya relatif terbatas sehingga diperlukan prioritasisasi, saya akan mengusulkan penerapan TI untuk bagian yang menghasilkan pendapatan (revenue) terlebih dahulu. Setelah bagian pemasaran, penjualan dan layanan pelanggan, bagian selanjutnya yang perlu mendapat perhatian dalam menerapkan TI adalah bagian keuangan. Termasuk di dalam bagian keuangan adalah bagian akunting, keuangan (treasury), dan payroll. Sesudah bagian keuangan, giliran prioritas ketiga adalah bagian produksi dan opersional. Termasuk giliran ketiga adalah bagian logistik, pengadaan bahan baku, dan distribusi. Bagian terakhir adalah bagian Sumber Daya Manusia (SDM).

4. Apa saja saran dan kritik Anda tentang itu?

Bagi UKM yang ingin menerapkan TI, sebaiknya melakukan kajian yang cukup komprehensif, jangan hanya melihat sepotong-sepotong saja. Jika pemimpin UKM kurang paham tentang pemanfaatan TI di perusahaan, tanyalah kepada ahlinya sebelum minta bantuan kepada konsultan untuk membangun sistem informasi.

Jika dana yang disediakan masih jauh dari cukup, buatlah skala prioritas dan gunakan model tingkat kepentingan strategis TI terhadap kelangsungan hidup (sustainability) perusahaan. Mulailah dengan aplikasi yang mendukung diperolehnya revenue, sesudah itu baru fokus pada aplikasi untuk menjaga agar aset yang dimiliki dapat terkelola dengan baik. Selanjutya, perhatikan aplikasi yang dapat memerbaiki kualitas produksi dan operasional, sebelum akhirnya perusahaan juga perlu menyediakan aplikasi yang dapat meningkatkan proses pembelajaran guna memastikan keunggulan yang sudah diperoleh tidak hanya bertahan sebentar, tetapi selama-lamanya (sustaianable competitive advantage).

Banyak perusahaan – termasuk UKM - yang latah ikut-ikutan menyediakan investasi TI dalam jumlah besar yang sebenarnya belum terlalu mendesak bagi perusahaan sekelas UKM. Tetapi sama sekali tidak ber-TI juga lebih bauruk dampaknya. Satu hal yang perlu diwaspadai, betatapun tingginya kemampuan TI dan betapapun hebatnya TI mampu membuat perusahaan sehingga menjadi pemimpin di pasar, namun keunggulan tesebut selalu dapat ditiru oleh pesaing. Oleh karenanya, perlu dipetimbangkan bagi UKM untuk memilih model investasi TI yang cost-efisien namun efektif.

Sifat TI yang siklus hidupnya relatif cepat, dapat menjadikan UKM menghadapi persoalan besar yang mengancam eksistensinya ketika investasi TI sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan bisnis, sementara perusahaan sedang tidak memiliki dana untuk penambahan investasi. Model outsourcing, atau sewa hardware dan software dapat menjadi alternatif yang perlu dipertimbangkan bagi eksekutif UKM.*****