Evaluasi Investasi Teknologi Informasi

“83% Direktur Teknologi Informasi (TI) mengakui bahwa analisa biaya – manfaat yang diajukan dalam mendukung proposal investasi TI ternyata fiktif.” Demikian kesimpulan Grindley, dalam hasil kajiannya yang bertajuk Managing IT at Board Level (1993). Meski riset dilakukan awal tahun 1990-an, namun kesimpulan Grindley masih relevan hingga sekarang. Setidaknya hal ini terlihat dari pernyataan yang hampir menjadi klise, yang selalu menyertai setiap proposal investasi TI. Bahkan di banyak perguruan tinggi yang menyelenggarakan program pendidikan bidang TI atau Sistem Informasi (SI), masih saja diajarkan pernyataan kualitatif mengenai manfaat SI/TI, dengan terminologi standar seperti: meningkatkan efisiensi, produktivitas, ketepatan dan kecepatan proses layanan, keunggulan bersaing, dan lain sebagainya. Seorang CEO perusahaan multinasional mengatakan “Seperti ada konspirasi spontan untuk membesar – besarkan manfaat investasi SI/TI.”

Kelangkaan Metoda
Meski sudah banyak yang menyatakan investasi SI/TI harus dinilai (assessed) dan didukung dengan alasan (justified) mengenai pentingnya bagi organisasi, namun sayangnya belum ada standar yang diterima sebagai acuan untuk melaksanakannya. Memang ada beberapa metode yang ditawarkan, tetapi belum dapat diterima sebagai standar penilaian investasi SI/TI, karena setelah diterapkan ternyata tidak konsisten untuk berbagai jenis perusahaan. Kelangkaan metoda penilaian (assessment) investasi SI/TI menyebakan setidaknya 70% organisasi pengguna SI/TI tidak memiliki dasar kebenaran formal proses evaluasi pasca implementasi investasi SI/TI (Cooke dan Parrish, 1992). Sementara itu, hasil kajian lain menemukan bahwa hanya separo dari proyek investasi SI/TI yang disertai dengan taksiran pra-investasi yang bersifat formal.

Kelangkaan metoda penaksiran dan evaluasi investasi SI/TI memberi inspirasi bagi digunakannya teknik analisa keuangan untuk menghitung tingkat kembalian investasi yang lazimnya digunakan pada proyek – proyek lain. Namun demikian, pada prakteknya metoda ini mengalami hambatan cukup besar sehingga menjadi tidak representatif dan tidak efektif. Pada investasi properti misalnya, arus kembalian investasi relatif mudah diidentifikasi dan dikuantitatifkan. Tidak demikian pada investasi SI/TI, semakin kompleks implementasi investasi SI/TI, semakin sulit untuk mengkuantifikasikan manfaatnya. Persoalannya menjadi semakin rumit ketika Pedoman Standar Akuntansi Keuangan belum mengakomodasikan perhitungan manfaat TI yang terkandung dalam setiap transaksi bisnis.

Logika Penghitungan
Tingkat kembalian investasi teknologi tidak dapat dihitung hanya dengan instrumen return on investment (ROI) semata, perlu dilihat juga sejauh mana teknologi baru tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik sekaligus memberi kontribusi bagi peningkatan angka produksi dan efisiensi. Selain itu, perlu dipertimbangkan pula faktor – faktor non-teknologi yang justru mempengaruhi kinerja investasi teknologi. Sebagian besar investasi teknologi dilandasai pada kemampuan memberikan output setelah teknologi tersebut dioperasionalkan. Persoalannya, spesifikasi dan kualifikasi yang melekat pada teknologi tidak selalu memberikan outcome sesuai dengan yang dijanjikan sebagaimana tertera dalam proposal investasi. Sebagian besar penyebabnya terletak pada faktor di luar teknologi itu sendiri seperti, pengelola (manusia) dan pengelolaannya (manajemen).

Logika penghitungan lain yang juga mempengaruhi penilaian investasi SI/TI adalah perlakuan akuntansi. Dalam banyak hal, sistem akuntansi yang dibakukan belum memperlakukan manfaat investasi SI/TI sebagai pendapatan (revenue) atau pengurangan biaya akibat efisiensi. Hal ini sangat nyata terutama di perusahaan – perusahaan yang memperlakukan unit organisasi SI/TI sebagai pusat laba (profit center). Praktek lain di bidang akuntansi yang belum mencerminkan dukungan bagi penghitungan manfaat investasi SI/TI antara lain perlakukan yang berbeda terhadap biaya pengembangan yang tidak sepenuhnya dicatat. Lazimnya, biaya pengadaan perangkat keras dan lunak dicatat secara rinci, namun tidak demikian halnya untuk biaya yang berhasil dihemat dari pemanfaatan SI/TI tersebut. Data akuntansi menjadi sangat penting dalam menghitung manfaat investasi SI/TI karena - bagaimanapun - analisis keuangan akan bersumber pada data akuntansi tersebut.

Alternatif
Ward (2003) menyarankan digunakannya kombinasi antara tiga type aplikasi yang masing – masing bersifat substitusi, komplementer, dan inovatif dengan teknik evaluasi manfaat investasi. Substitusi dalam pengertian seberapa jauh investasi SI/TI dapat menggantikan peran manusia dalam meningkatkan efisiensi. Komplementer, dalam konteks seberapa optimal investasi SI/TI mampu meningkatkan produktifitas organisasi dan efektifitas karyawan sebagai fasilitas baru yang memungkinkan organisasi/karyawan bekerja dengan proses dan prosedur yang baru. Inovatif, dalam rangka mencapai keunggulan bersaing dengan mengubah proses dan menciptakan peluang pasar.

Adapun alternatif teknik evaluasi manfaat investasi SI/TI yang ditawarkan masing – masing adalah:
(1) Analisa Biaya-Manfaat Tradisional, mengacu pada peningkatan efisiensi di dalam proses organisasi yang dihasilkan dari otomatisasi, seperti misalnya otomatisasi tagihan (invoice) dan mengirimkannya secara elektronis kepada pelanggan melalui layanan electronic commerce, penghematan biaya data entry karena digunakannya Optical Character Reader (OCR).
(2) Pertalian Nilai, mengacu pada perkiraan peningkatan kinerja bisnis yang diperoleh dari hubungan antara penghematan dan perubahan proses bisnis. Contoh dari pertalian nilai antara lain, otomatisasi rekonsiliasi penjualan dan account receivables memberi peluang bagi staff keuangan untuk lebih banyak memberi perhatian kepada upaya peningkatan kepuasan pelanggan, dan peningkatan kolektibilitas tagihan.
(3) Akselerasi nilai, mengacu pada pertimbangan waktu terhadap manfaat yang diterima oleh semua departemen setelah implementasi investasi SI/TI. Laju penerimaan manfaat SI/TI berbeda – beda pada setiap bagian dalam organisasi, perbedaan ini disebabkan oleh karakter aplikasi yang dioperasikan. Aplikasi SI yang mendukung operasional akan menerima manfaat segera, sementara aplikasi yang bersifat stratejik maupun potensial untuk menjadi stratejik akan menerima manfaat belakangan. Pemahaman mengenai akselerasi nilai dikaitkan dengan periodesasi akuntansi akan memberikan gambaran manfaat investasi SI/TI yang lebih akurat pada kurun waktu tertentu. Menyediakan data penjualan harian kepada para manajer penjualan membantu mereka meningkatkan kemampuan untuk merespon terhadap perubahan pasar dan posisi tawar dalam negosiasi dengan pemasok.
(4) Restrukturisasi Nilai, mengacu pada peningkatan produktivitas yang dihasilkan dari perubahan proses, organisasi, serta peran setiap fungsi dalam organisasi. Tugas – tugas yang banyak berhubungan dengan pengumpulan dan pengelolaan informasi seperti perencanaan dan peramalan seringkali hanya dapat ditingkatkan dengan kombinasi sistem yang bagus dan perubahan dalam tanggung jawab organisasi.
(5) Evaluasi Inovasi, mengacu pada cara memperkirakan nilai manfaat bagi organisasi atas diterapkannya strategi bisnis baru yang mengandalkan pada pemanfaatan SI/TI. Peluncuran layanan electronic banking dapat mengubah citra perusahaan dan menarik kelompok nasabah baru.
Dengan menerapkan teknik penilaian sebagaimana diuraikan di atas, manajemen diharapkan dapat mengungkap keseluruhan manfaat ekonomi dari investasi Teknologi Informasi. Dengan demikian keluhan para CIO yang belakangan ini semakin santer terdengar tentang sulitnya menyajikan manfaat investasi TI secara akurat dan business-wise setidaknya menjadi berkurang.*****