Membangun Strategi SI/TI, Menetapkan Proses Yang Efektif

Membangun strategi SI/TI dimaksudkan sebagai berpikir strategis dan merencanakan manajemen jangka panjang yang efektif serta pengaruh optimal informasi dalam segala bentuk: Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dengan menggunakan sarana manual dan sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi. Termasuk di dalamnya aspek organisasi dari manajemen SI/TI.

Lederer dan Sethi mendefinisikan membangun strategi SI/TI sebagai suatu proses memutuskan sasaran organisasi SI/TI dan mengidentifikasikan aplikasi SI/TI potensial yang harus diimplementasikan oleh organisasi secara keseluruhan. Perspektif lanjut, yang mendukung hubungan erat antara bisnis dan strategi SI “ Strategi SI membawa bersama tujuan bisnis perusahaan, pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi yang dimaksud. Membangun strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI dalam organisasi. Definisi lebih baru, yang cocok dengan pendekatan buku ini, adalah “proses mengidentifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer untuk diimplementasikan, yang keduanya diselaraskan dengan strategi perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menciptakan keunggulan atas para pesaing.

Sasaran umum bagi organisasi yang memakai proses strategi SI/TI adalah:

Penyelarasan SI/TI dengan bisnis guna mengidentifikasikan di mana SI/TI memberi kontribusi paling besar, dan penentuan prioritas investasi;

Memperoleh keunggulan kompetitif dari peluan bisnis yang diciptakan dengan memanfaatkan SI/TI;

Membangun infrastruktur masa depan yang fleksibel dan hemat biaya;

Memperkuat sumber daya dan kompetensi dalam memanfaatkan SI/TI dengan sukses di organisasi.

Bab ini berkenaan dengan menetapkan kerangka kerja dan proses untuk membangun strategi SI/TI, yang diasumsikan terintegrasi secara erat dengan strategi bisnis, dan agar efektif, harus merupakan proses yang berkelanjutan, dengan aliran deliverables yang menyambung dengan luaran pemikiran dan perecanan strategi bisnis.

Apabila proses formulasi strategi SI/TI belum ditetapkan, mungkin diperlukan untuk mengambil inisiatif dalam satu atau lebih area bisnis, untuk membangun pengembangan kesadaran mengenai pentingnya memberikan manfaat nyata kepada bisnis melalui aplikasi SI/TI dalam mendukung kebutuhan kritis bisnis, dan untuk mencapai transisi dalam rentang waktu yang dapat diterima. Hal ini juga menawarkan peluang untuk memastikan metoda perencaan kuno diakhiri, dan pendekatan yang lebih baik, lebih komprehensif digunakan. Proses ini harus mengenalkan bidang pengetahuan yang diperlukan, kendali dan teknik baru, menetapkan hubungan yang lebih baik, dan identifikasi tugas dan tanggun jawab dan sekaligus mendefinisikan kebutuhan sumber daya perencanaan. Namun demikian, segera setelah itu, proses strategi SI/TI membutuhkan utuk menjadi bagian integral dari pengembangan strategi bisnis, rencana bisnis dan implementasi selanjutnya.

Salah satu argumen yang paling memaksakan untuk integrasi bisnis dan formulasi strategi SI/TI adalah keterbatasan sumber daya bisnis dapat dialokasikan dalam cara yang logis untuk rencana dan strategi yang secara kolektif akan memberian manfaat bagi bisnis.

Proses Strategi SI/TI: Beberapa Kejelasan Definisi
Penulisan strategi SI/TI dapat sedikit membingungkan, paling tidak karena berbagai istilah yang digunakan dan penggunaan bahasa secara tidak konsisten untuk konsep yang hampir mirip. Dalam literatur penelitian “perencanaan sistem informasi strategis” (SISP), “perencanaan sistem informasi” (ISP), “perencanaan strategi sistem informasi” (ISSP) dan “perencanaan sistem bisnis” merupakan beberapa istilah yang sering ditemukan. Memperhatikan makna dari konsep ini terlihat esensinya sebetulnya sama. Penekanan pada “perencanaan” kemungkinan muncul sebagau konsekuensi menampilkan SI/TI sebagai bagian dari implementasi strategi bisnis. Investasi SI/TI dirancang ketika strategi bisnis telah diformulasikan. Seiring meningkatnya strategi bisnis, aspek yang mempengaruhi strategi harus mendapat perhatian lebih besar.

Dalam buku ini dibuat pembedaan antara formulasi strategi SI/TI dengan perencanaan SI/TI. Formulasi berkenaan dengan strategi SI/TI dan dibahas dalam buku ini melalui proses penyelarasan dan pengaruh kompetitif. Sesudah strategi diformulasikan, berikutnya rencana implementasi dapat dibentuk. Proses strategi SI/TI mengacu pada formulasi dan perencanaan. Sementara strategi SI/TI menentukan perencanaan SI/TI, membangun rencana SI/TI dapat membuka berbagai aspek yang menyebabkan strategi SI/TI harus diperiksa ulang.

Evolusi Proses Strategi SI/TI: Dari Fokus Teknologi Hingga Fokus Strategik
Riset telah membuktikan bahwa di banyak organisasi, pendekatan formulasi strategi SI/TI cenderung mengikuti proses evolusi. Dalam tahap pertama, pusat perhatian pada perencanaan untuk menyediakan teknologi. Pada tahap kelima, organisasi telah mencapai tahap kedewasaan di mana penekanan lebih pada menilai pengaruh kompetitif SI/TI dan memastikan penyelarasan antara strategi bisnis dan investasi SI/TI. Evoluasi ini dapat dilihat dari penjelasan berikut:

Tahap 1 - Perencanaan Data Processing, departemen TI perlu merencanakan antarmuka antara aplikasi yang dibangun terpisah, proyek demi proyek, agar supaya mereka bekerja secara efektif dan efisien, baik dalam operasi bisnis dan pemanfaatan teknologi. Memperoleh pemahaman manajemen dalam hal meningkatnya ketergantungan bisnispada sistem merupakan sasaran utama, agar supaya lebih koheren, dan tidak sepotong – sepotong. Utamanya, aplikasi – aplikasi pendukung yang sedang dibangun dan manajemen menerima SI/TI dalam peran terbatas, namun ketergantungan masih tetap meningkat.

Tahap 2 – manajemen, pada tahap ini mulai menyadari (seringkali karena krisis atau kegagalan sistem utama), menginisiasikan kajian top-down terhadap aplikasi SI/TI dengan memperhatikan ketergantungan bisnis – prioritas disetujui berdasar pada relatif pentingnya kebutuhan bisnis. Sebagi contoh, haruskah pengembangan ulang proses order perlu mendahului sistem analisa penjualan baru? Pendekatan yang digunakan sangat mengandalkan metoda, biasanya menggunakan turunan dari IBM “Perencanaan Sistem Bisnis” atau metoda yang serupa, dan melibatkan konsensus manajemen pada saat kritis maupun untuk memperoleh prioritas.

Tahap 3 – berpusat pada perencanaan SI/TI secara detil, untuk menentukan cara terbaik mengimplementasikan aplikasi dan teknologi pendukung, atau dalam beberapa kasus, mengimplementasikan kembali sistem yang sudah ada dengan cara yang lebih tepat, terintegrasi dan hemat biaya. Kebutuhan portofolio diseimbangkan – perhatian lebih besar diberikan kepada sistem operasional kunci dan sedikit sumber daya dialokasikan untuk aplikasi – aplikasi pedukung, yang semula telah diprioritaskan dalam tahap 2. Konsep meja bantuan (helpdesk) atau Pusat Dukungan Aplikasi dapat diterapkan untuk mendukung aplikasi, dnpaket aplikasi akan diperkenalkan untuk mengganti sistem yang dibangun sendiri. Tahap 3 ini dapat mengambil waktu yang cukup lama untuk implementasi secara efektif dan sementara sedang berlangsung, tidak ada hal lain yang terjadi, karena semua sumber daya TI dianggarkan untuk perencanaan 2 – 3 tahun ke depan.


Dari tahap 1 hingga 3, merupakan evolusi dari aplikasi yang dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi bergeser menuju sistem efektif yang terintegrasi, namun sasaran penggunaan SI/TI belum dinyatakan dengan jelas untuk membangun keunggulan kompetitif; tujuan utama adalah untuk menghentikan SI/TI menjadi problematik dan untuk memastikan SI/TI tidak menimbulkan kerugian.

Tahap 4 – pengguna memegang kendali, tidak perlu dianjurkan oleh manajemen senior, namun juga tidak dilarang, karena mereka tidak menghendaki pengguna melihat peluang baru dalam memanfaatkan SI/TI.