Penyelarasan ITdan Bisnis: Identifikasi Peran IT Dalam Strategi Kompetitif

Catatan: Tulisan ini merujuk pada karya Lawrence Meador dalam MIS Quarterly Journal

Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.

Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaann, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.

Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

Hal-hal yang termasuk dalam IT adalah:
- Aplikasi proses transaksi
- Proses informasi dan aplikasi pelaporan
- Sistem pendukung keputusan
- Sistem pendukung eksekutif
- Produktivitas profesional dan alat berkelompok
- Sistem berbasis ilmu pengetahuan dan kecerdasan tiruan
- Proses automatisasi dan robotik
- Desain dan automatisasi pabrik; dan
- Teknologi yang berada dalam komputer (seperti “smartcard” atau ATMs)

Pendekatan IT/Penjajaran Strategi tidak hanya dirancang untuk menutup kemungkinan strategi IT; berarti untuk memfasilitasi perundingan tentang kepercayaan manajemen dan pelatihan industri dengan:
- Mengajukan pertanyaan yang relevan dan membantu struktur individu yang mereka fikirkan dan percaya.
- Menjawab pertanyaan yang diajukan, berdasarkan pada pengalaman perusahaan.
- Membangun konsensus disekitar prinsip yang terbaik dalam memetakan kebutuhan dari lingkungan kompetitif; dan
- Membangun sebuah laporan review program untuk memastikan implementasi memantau pengembangan strategi, dan untuk mengubah prinsip sebagai pergantian kondisi.

Hal penting dalam proses IT/Penjajaran Strategi:
- Posisi dan lingkup aktifitas IT;
- Kebutuhan resources dan batasan; dan
- Organisasi dan Manajemen IT.

Proses aktual dari proses IT/Penjajaeran strategi terdiri atas tiga fase, yaitu:
- Fase I – Formulasi strategi IT
- Fase II – Perencanaan IT
- Fase III – Peningkatan kualitas dan program inovasi IT.

Fase I – Memperkirakan penjajaran yang ada antara IT dan strategi kompetitif dan memformulasikan strategi IT yang baru.

Beberapa jalan yang membuat strategi IT dan strategi bisnis akan tidak sejajar, tapi sebagai titik awal:
- Hasil akhir dan Kekayaan dalam satu level, tujuan dari strategi dan perencanaan adalah untuk menentukan bahwa bisnis yang memiliki kekayaan (resources, organisasi, dan proses) untuk meraih hasil akhir (goal, objektifitas, dan misi).
- Waktu tekanan lainnya dari penjajaran adalah perluasan yang akan datang dan melangkah kembali pada perubahan yang konsisten atara operasi bisnis dan IS.
- Objektifitas dan nilai sebuah bentuk umum dari ketidak sejajaran yang terjadi ketika objektifitas dan nilai dari bisnis tidak konsisten dengan objektifitas dan nilai manajemen IS.

Proses IT/penjajaran strategi dimulai dengan kebutuhan penafsiran strategi IT dan diagnosa masalah yang mengizinkan eksekutif untuk menyediakan pengertian pada kebutuhan kritis, objektifitas, dan prioritas yang mereka hadapi. Jika memungkinkan, interview dapat dipimpin oleh anggota dari tiap grup berikut: senior management, senior functional professionals, staf analis, dan IS management.

Daftar pertanyaan untuk interview dan kuisioner dapat dirancang pada konsultasi dengan satu atau dua senior eksekutif untuk memastikan bahwa semua area yang penting dari aktifitas tercakupi. Cakupannya harus memiliki hal-hal berikut:
- Penjelasan singkat dari objektifitas, ruang lingkup, dan rencana dari proyek dan sebuah deskripsi dari metodologi;
- Objektifitas/prioritas/keputusan dari bisnis utama;
- Ruang untuk mengembangkan dukungan IT (aplikasi dan/atau layanan);
- Interface dengan grup dan organisasi lain (internal dan eksternal);
- Proyeksi dari kebutuhan masa depan;
- Masalah kebijakan seperti kekuasaan, daya hitung dan persetujuan langsung; dan
- Feedback pada interview.

Setelah mengidentifikasi strategi bisnis organisasi, selanjutnya dapat diadakan workshop untuk eksekutif guna menjelaskan implikasi strategi kompetitif perusahaan terhadap eksplorasi IT. Workshop ini dapat difasilitasi dengan agen netral atau mungkin konsultan, dan diawali dengan pemaparan strategi bisnis yang berhubungan dengan interview dan kuisioner, dokumen strategi yang ada, dan beberapa interview eksternal.

Strategi IT yang didapat dari phase I terdiri dari beberapa elemen:
- Penempatan dan target kesempatan;
o Asumsi kritis
o Aturan kompetitif IT
o Sasaran dan ukuran dari nilai IT
o Aplikasi strategi dan perkiraan resiko
- Kompetensi dasar;
o Kompetensi pengembangan sistem baru
o Kompetensi sistem operasi
o Sumber kompetensi.
- Manajemen dan Organisasi
o Perencanaan dan tanggung jawab kontrol
o Tanggung jawab ekseskusi dan operasi
o Hubungan bisnis/IS
o Resiko kooperatif

Fase II – Membangun pusat laba perencanaan IT
- Sebuah teknologi dan platform data adalah:
o Responsif dan adaptif dengan kebutuhan bisnis;
o Cocok (bila dibutuhkan) melalui unit bisnis; dan
o Dapat menembus dan menyebar dalam bisnis
- Aplikasi inti yang modern, stabil, reliabel, dan mudah dipelihara dan bernilai tinggi. Sebuah lingkungan dengan:
o Pengembangan aplikasi yang besar/kemampuan yang besar;
o Alat pengembangan yang kuat; dan
o Staff yang terlatih dan kompeten.
- Level tinggi dari tingkat kepuasan dengan IT.

Perencanaan IT adalah sebuah definisi dari masa depan yang memperbolehkan teknologi menjadi alat yang kompetitif, memberikan permasalahan dan kesempatan menghadapi bisnis.
Pengembangan sebuah perencanaan IT dimulai dengan perkiraan pada lingkungan IT yang ada untuk mendukung kegiatan bisnis. Hal ini termasuk perkiraan tentang aplikasi yang digunakan untuk bisnis, database dan struktur yang mendukung bisnis, dan teknologi yang digunakan.

Perencanaan IT menjelaskan mekanisne dimana IS dan bisnis dapat meningkatkan hubungan yang terpercaya, dengan pertimbangan sebagai berikut:
- Struktur dan penempatan
- Aturan dan tanggung jawab
- Performa dan sistem pelaporan; dan
- Pengguna dan pendidikan IS dan training.

Strategi IT harus dihasilkan dari proses yang menyediakan platfomr dimana dibangunnya kegunaan teknologi informasi yang kompetitif, dan secara alami dapat diperluas program kualitas IT yang akan mengganti keadaan yang ada.

Fase III – Membangun Program Kualitas IT
Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Membangun strategi IT yang dapat di kustomisasi dan perencanaannya untuk individu yang akan menghdapi tekanan kompetisi yang unik.
- Mengidentifikasi tanggung jawab IS yang cocok yang menyeimbangkan distribusi dari front line untuk menghadapi kemampuan untuk mengatur resource dengan personil front line.
- Meningkatkan struktur orientasi proses yang

Pengembangan Organisasi
Ketika pengembangan organisasi bukan suatu fase dalam metodologi IT/penjajaran Strategi, hal ini merupakan suatu keahlian yang dibutuhkan diantara proses pada area yang beragam, tergantung pada proyek dan situasi yang terjadi pada client.

Fase I – IT Strategi
• Proses struktur interview profesional yang menghasilkan pengetahuan mendasar pada manajemen perspektif, end user, dan customer internal/supplier. Kumpulan struktur data dari semua peserta untuk memperoleh hasil akhir, persepsi, sikap, faktor motivasi dan kebiasaan pengumpulan data.
• Keuntungan ketika merancang proses bisnis, dugaan idealistis tentang “kemungkinan yang ada” akan menjadi sesuatu yang serius. Resiko tergabung dengan implemetasi persoalan yang di perkecil ketika sebuah konsensus diraih dalam objektivitas.
• Dapat disampaikan pengembangan konsensus dan komitmen dapat dikembangkan melalui tim, workshop focus-building. Sebuah perencanaan yang sehat dikontruksikan dengan pengembangan komponen organisasi yang terintegrasi.

Fase II – Perencanaan IT dan fase III – TQM/IS
• Proses Kebutuhan bisnis dijelaskan dengan konteks kenyataan organisasional. Kebutuhan ini di terjemahkan ke dalam spesifikasi kongkret dari teknologi dan perubahan organisasi. Dukungan struktur organisasional dan sistem penghargaan dianalisa dan diadaptasi untuk mempertemukan kebutuhan masa depan suatu organisasi.
• Keuntungan rencana untuk perubahan dalam kebijakan organisasional dan praktisi dikembangkan untuk membuat dukungan maksimum untuk dan merangkul penerimaan dari end user.
• Dapat disampaikan feedback yang sistematis dari review sebuah rencana dan memberikan laporan prosesnya dari strategi formulai, rencana dan program pengambangan IS